依行政程序法規定，公務員在行政程序中，非基於職務上之必要，若與當事人非以書面為行政程序外接觸者，下列敘述何者正確？

本題考點

行政程序外接觸的禁止與例外，以及接觸後的附卷公開義務與非書面接觸的紀錄義務。

正解理由

《行政程序法》第 47 條第 1 項規定：「公務員在行政程序中，除基於職務上之必要外，不得與當事人或代表其利益之人為行政程序外之接觸。」而《行政程序法》第 47 條第 3 項規定：「前項接觸非以書面為之者，應作成書面紀錄，載明接觸對象、時間、地點及內容。」非以書面所為的程序外接觸，公務員應作成書面紀錄，並載明接觸對象、時間、地點及內容，故選 B。

逐項排除

1. (A)

   《行政程序法》第 47 條第 2 項規定：「公務員與當事人或代表其利益之人為行政程序外之接觸時，應將所有往來之書面文件附卷，並對其他當事人公開。」該項所定的公開對象是其他當事人，本項寫成主動對外公開，與條文文字不合。

2. (B)

   非以書面所為的接觸沒有書面文件可附卷，《行政程序法》第 47 條第 3 項規定：「前項接觸非以書面為之者，應作成書面紀錄，載明接觸對象、時間、地點及內容。」本項正確。

3. (C)

   上開《行政程序法》第 47 條第 2 項所定的附卷與公開義務，其公開對象是其他當事人，本項稱不對其他當事人公開，與條文文字相反。

4. (D)

   《行政程序法》第 47 條第 3 項規定：「前項接觸非以書面為之者，應作成書面紀錄，載明接觸對象、時間、地點及內容。」該項要求的是作成書面紀錄，並未要求作成錄音檔案，本項不合。

涵攝步驟

1. 要件一是公務員在行政程序中；
2. 要件二是與當事人或代表其利益之人接觸；
3. 要件三是該接觸屬行政程序外之接觸；
4. 要件四是接觸非以書面為之。
5. 四者具備時，處理方式是作成書面紀錄。

記憶點

一、條文的三層結構。《行政程序法》第 47 條把程序外接觸分成三層處理。第一層是原則禁止，《行政程序法》第 47 條第 1 項禁止公務員在行政程序中與當事人或代表其利益之人為程序外接觸，除外情形是基於職務上之必要。第二層是接觸的留痕，《行政程序法》第 47 條第 2 項就公務員與當事人或代表其利益之人為行政程序外之接觸的情形，要求把所有往來的書面文件附卷，並對其他當事人公開；該項所稱接觸不限於書面接觸。第三層是非書面接觸的補救，《行政程序法》第 47 條第 3 項要求作成書面紀錄並載明接觸對象、時間、地點及內容。第二層與第三層的差別在於有沒有現成的書面可資存卷：有書面就附卷，沒有書面就自己做成紀錄。

二、規範目的。這一條處理的是程序的公正與透明。行政程序中如果一方當事人得以私下接觸承辦公務員而其他當事人無從知悉，程序的對等性就被破壞。因此條文採取的不是絕對禁止，而是禁止加上留痕：基於職務上必要的接觸仍屬容許，其後續處理則回到附卷公開與作成書面紀錄這兩道要求。這與《行政程序法》第 46 條的卷宗閱覽權互相搭配，當事人得申請閱覽、抄寫、複印或攝影有關資料或卷宗，程序外接觸的紀錄一旦附卷，其他當事人即得據以知悉。

三、與迴避制度的關係。程序外接觸與公務員迴避是兩套不同的機制。《行政程序法》第 32 條規定公務員自行迴避的事由，同法第 33 條規定當事人申請迴避的事由與程序，處理的是承辦人員與案件有無利害牽連；程序外接觸則不問有無利害關係，只要在程序中發生非職務必要的私下接觸即受規範。實務上兩者常同時被主張，但要件與效果不同：違反迴避規定可能使處分違法而得撤銷，違反程序外接觸的規定則主要影響程序的正當性評價。

四、違反的效果。條文本身沒有規定違反《行政程序法》第 47 條的法律效果。實務上通常從兩個方向處理：一是程序瑕疵，若該接觸影響處分的內容，得作為撤銷該處分的事由之一；二是公務員責任，違反者可能構成《公務員服務法》上的義務違反而受懲處。要注意的是，未作成紀錄並不當然使處分無效，《行政程序法》第 111 條所列無效事由並不包含此種情形。

五、同一考點的其他考法。常見變形有三：一是問卷宗閱覽權的限制事由；二是問聽證程序中的接觸限制；三是問政府採購程序中承辦人員與投標廠商接觸的規範。作答時先分辨接觸有無現成書面文件可資附卷，這一步決定應適用《行政程序法》第 47 條的哪一項。

本內容僅供考試複習，不構成法律意見。